Ich bin mir sicher, niemand hat jemals behauptet, Prozesse machen Spaß. Das liegt daran, dass sie es nicht tun. Aber sie sind entscheidend für die Funktionsfähigkeit eines Unternehmens. Und während sich die Technologie weiterentwickelt, um unser Leben einfacher zu machen, schien die BPM-Software oder BPMS für die faulen und beschäftigsten Nutzer, Prozesse zu planen, zu automatisieren und zu berichten. Das Ziel war einfach: die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu optimieren.

In den 90er Jahren war es einfach die beste BPM-Software auszuwählen. Ein kurzer Blick auf die Analystenberichte reichte aus, um die besten Lösungen zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse zu entdecken. Aber heute sind die Möglichkeiten endlos. Von der RPA-Technologie über Low-Code-Technologien bis hin zu Old-School-BPMs kann man sich schnell verlieren.

In diesem Blogbeitrag werde ich jedoch erörtern, was Geschäftsprozessmanagement-Software ist, welche Vorteile sie hat und wie sie sich entwickelt. Und das alles, um Ihnen zu helfen, die richtige Technologie aus der Vielzahl von Automatisierungslösungen auszuwählen.

Was ist eine Business Process Management Software?

BPM-Software ist die Technologie, die zur Digitalisierung des Business Process Management (BPM) entwickelt wurde. Mit BPM-Tools können Unternehmen die verschiedenen Schritte in einem Prozess abbilden und Arbeitsabläufe in Schwung bringen. Diese Workflows leiten eine bestimmte Reihenfolge von Aufgaben an die richtigen Personen weiter. Auf diese Weise weiß jedes an einem Prozess beteiligte Mitglied, was zu tun ist und wann.

Mit anderen Worten, Geschäftsprozessmanagement-Software führt oder verwaltet Geschäftsprozesse, um den Betrieb eines Unternehmens zu verbessern und das Risiko von Engpässen und Ineffizienzen zu reduzieren.

Lassen Sie mich ein Beispiel geben, das auf etwas basiert, das wir alle lieben: Urlaub. Sie planen, ein paar Tage in einem unglaublichen Resort mit einem tollen Blick auf den Strand der Malediven zu reservieren (denn, warum nicht?). Jetzt ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihr Chef Ihnen diese Tage frei gibt. Sie gehen also zur Urlaubs-App Ihres Unternehmens, wählen die Tage aus, an denen Sie abheben möchten, und klicken auf Senden. Ihr Chef erhält eine Benachrichtigung, um Ihre Anfrage (hoffentlich) zu genehmigen. Sobald er/sie es genehmigt hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Genehmigung.

BPMS ist das Werkzeug, mit dem Sie diesen digitalen und automatischen Workflow erstellen und verwalten können und das den komplexen papierbasierten und bürokratischen Prozess ersetzt, den Sie vorher durchlaufen mussten, um diese Tage frei zu bekommen.

Vorteile von BPM-Software

Einfach ausgedrückt, ermöglicht Ihnen die BPM-Software, mehr Effizienz zu schaffen, indem Sie Geschäftsprozesse automatisieren und standardisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens in die gleiche Richtung bewegen, um die Arbeit zu erledigen und die Ziele zu erreichen. Aber es gibt noch einige weitere Vorteile, die sich aus dieser Digitalisierung ergeben:

• Kosteneffizienz: Durch die Optimierung von Abläufen und Zusammenarbeit sowie die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Unternehmen Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität steigern.
• Verbesserte Agilität: Ein gutes BPMS hat die Flexibilität, Prozesse zu ändern oder neue Schritte hinzuzufügen und sich an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
• Erhöhte Produktivität: BPMS erleichtert die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, indem es Engpässe und unnötige Schritte beseitigt.
• Gesteigerte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Anstatt Zeit mit langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben zu verbringen, können die Mitarbeiter mehr Zeit mit Aktivitäten verbringen, die mehr Wert für das Unternehmen und den Kunden bringen.
• Kennzahlen für fundierte Entscheidungen: Die meisten BPMS bieten Berichts- und Analysewerkzeuge, um die Ergebnisse von Arbeitsabläufen zu quantifizieren und Entscheidungen der Geschäftsleitung zu unterstützen.

Die Welt hat sich seit den 90er Jahren stark verändert. Das Haar wurde weniger voluminös, und die Technologie entwickelte sich, um sich an die Bedürfnisse der Benutzer anzupassen, nicht umgekehrt. Und Geschäftsprozessmanagement-Software ist da keine Ausnahme.

Entwicklung einer BPM-Software

Obwohl die Vorteile unbestritten sind, tauchen neue Technologien als Alternative zu BPM-Tools auf. Der Grund dafür liegt in der Komplexität dieser Art von Lösungen. Sie sind bekanntlich schwer zu bedienen, und selbst die einfachste Änderung oder Anpassung erfordert den Einsatz von Fachkräften. Folglich landet die Arbeit, wann immer Sie einen Workflow verändern wollen, auf den wachsenden Backlog-Stapel Ihres IT-Teams.

Und wenn Sie in das Unternehmen wechseln, sind Projekte aufgrund der komplexen Geschäftsregeln, die auf mehrere Abteilungen und Standorte verteilt sind, noch länger. Nicht nur das, sondern auch die Unternehmen sind jetzt mehr um UX, Integrationen und neue Datenspeicher besorgt, und nicht alle BPM-Tools sind bereit, diese Anforderungen mit Agilität zu erfüllen.

Aus diesem Grund und um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen, haben viele BPMS-Anbieter in den letzten Jahren begonnen, Low-Code-Entwicklungsfunktionen in ihren Stack zu integrieren.

BPMS vs. Low-Code

Low-Code-Plattformen sind eine Art von Technologie, mit der Softwareanwendungen schnell und mit minimalem Aufwand von Hand entworfen und entwickelt werden können. Je nach Angebot der Plattform kann sie von professionellen Entwicklern genutzt werden, um die Entwicklung komplexer Projekte zu beschleunigen, oder von Citizen Developern, um einfache Anwendungen für den persönlichen Gebrauch zu erstellen.

Nun, ich behaupte nicht, dass Low-Code an die Stelle von BPMS gerückt ist. Aber man kann diese Art von Plattform als eine Entwicklung des BPM-Marktes betrachten. Im neuesten Magic Quadrant for Enterprise Low-Code Application Platforms von Gartner sind die meisten Nischenplayer Anbieter, die sich noch im Wandel vom BPM-Markt befinden.

Das Besondere an Low-Code-Plattformen wie OutSystems ist, dass sie die Komplexität der Entwicklung durch konfigurierbare Tools, Ressourcen und wiederverwendbare Komponenten reduzieren. Auf diese Weise kann Ihr Team einfache oder komplexe BPM-Lösungen mit minimalem Aufwand durch eine integrierte Workflow-Engine schnell erstellen oder ändern, ohne sich um die verschiedenen Schritte zur Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen zu kümmern.

Da UX Teil eines jeden App-Dev-Projektes wird, bieten Low-Code-Plattformen Ihnen die Möglichkeit, Ihre BPM-Lösungen einfach anzupassen, um die Anpassung Ihrer Benutzer zu verbessern und den Schulungsaufwand zu reduzieren. Außerdem können Sie mit so ziemlich allem problemlos Lösungen integrieren, die mit Low-Code entwickelt wurden.

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Disclaimer: Dieser Artikel wurde ursprünglich im OutSystems-Blog veröffentlicht. Hier geht es zum Original-Beitrag: The Future of BPM Software in 2020