Rechnungseingangs-Workflow:
App zur Genehmigung von Eingangsrechnungen
Rechnungserstellung
Der Ersteller füllt im Browser die erforderlichen Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Belegtyp, Rechnungsdatum, Posteingangsdatum, Fälligkeitsdatum, Skontodatum, Skontosatz, Bruttobetrag, Nettobetrag, MwSt. und Verwendungszweck aus. Zudem wählt er den Debitor aus. Wenn die betroffene Organisationseinheit ausgewählt wird, wird automatisch der nächste Genehmiger basierend auf dieser Organisationseinheit ermittelt.
Rechnungsgenehmigung
Nachdem die Rechnung eingereicht wurde, erscheint sie im Arbeitsvorrat des nächsten Genehmigers. Dieser kann die Rechnung genehmigen, ablehnen oder mit Kommentaren zur Überarbeitung an den Ersteller zurückgeben. Der Ersteller wird automatisch per E-Mail über die entsprechenden Entscheidungen informiert.
Zusätzliche Genehmigungen
Es besteht die Möglichkeit einer weiteren Genehmigungsstufe, falls erforderlich.
Auszahlungsveranlassung
Nach der Genehmigung kann eine Auszahlung veranlasst werden.
Automatisierte Auszahlung
Eine automatisierte Aufgabe ermöglicht die eigentliche Auszahlung.
Fortschrittsanzeige
Jeder Bearbeiter sieht eine grafische Fortschrittsanzeige im Kopf der Rechnung. Diese zeigt an, welche Aktivitäten bereits abgeschlossen sind, an welcher Aktivität der Bearbeiter sich gerade befindet und welche Aktivitäten noch ausstehen.
Für Rechnungsadministratoren bietet das grafische Dashboard zusätzliche Funktionen:
- Übersicht über ausgezahlte Rechnungen, abgelehnte Rechnungen und Rechnungen in Bearbeitung
- Tortendiagramm mit Anzahl offener Aktivitäten nach Aktivitätstyp
- Balkendiagramm mit offenen Aktivitäten nach Anwender
- Histogramm zur Verfolgung der Entwicklung offener Aktivitäten
- Balkendiagramm der abgeschlossenen Aktivitäten der Anwender
Durch dieses Dashboard können Probleme im Rechnungseingangs-Workflow frühzeitig erkannt werden.
Die Technik
Die Basis für diese Anwendung bildet die Low-Code Plattform von OutSystems. Mithilfe des OutSystems Service Studios wurde eine browser-basierte App entwickelt.
In dieser OutSystems Applikation wird das MultipleFileUpload Plugin aus Forge verwendet. Dadurch haben Benutzer die Möglichkeit, Anhänge wie Rechnungs-PDFs entweder über eine Schaltfläche hinzuzufügen oder per Drag & Drop direkt auf das Web-Dokument zu ziehen. Zudem ist das SimpleViewer Plugin aus Forge integriert, um die Rechnungs-PDFs im Browser anzeigen zu können.
Bei der Erfassung der Rechnungspositionen, die Felder wie Projekt, Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger umfassen, erfolgt eine Auswahl aus einem Legacy-System. Dieses Legacy-System stellt die entsprechenden Auswahldaten über einen REST-Call zur Verfügung.
Die Highlights der App
- Genehmiger werden automatisch ermittelt
- E-Mail Benachrichtigung über Aktivitäten
- Grafische Fortschritttsanzeige
- Responsive Webdesign / App-Design
- Grafisches Dashboard
Der Rechnungseingangsworkflow ist nur ein vereinfachtes Beispiel für browser-basierte Apps, die sie mit Hilfe der visuellen Low-Code Plattform von OutSystems erstellen können. Die Möglichkeiten mit OutSystems sind vielfältig.
Weitere Einsatzbeispiele für Low-Code Development
- Bearbeitung von Versicherungsfällen
- Betriebsanwendungen
- Dienstprogramme
- Finanz-Apps
- HR-Apps
- Kundenportale
- Kundendienst-Apps
- Legacy-Modernisierung
- Vertriebs- und Marketing Apps
Welche App dürfen wir für Sie umsetzen?
Artur Habel
Prokurist